Zgłoszenia
Funkcja obsługi zgłoszeń w systemie WELES3 jest prostym - często przydatnym - interfejsem do obsługi różnorakich zgłoszeń (np. usterek) dodanych przez właścicieli. Za pomocą Zgłoszeń można też prowadzić przydzielanie zadań administratorom, księgowym i innym członkom zespołu. Funkcja ta jest dostępna z dwóch poziomów:
- Ogólny > w polu Struktura wybieramy Weles 3 FK, wtedy w zakładce Zgłoszenia zobaczą Państwo zgłoszenia ze wszystkich budynków.
- Wspólnoty > w polu Struktura wybieramy budynek, wtedy w zakładce Zgłoszenia zobaczą Państwo zgłoszenia tylko wybranego budynku.
Przy rozpoczynaniu pracy ze zgłoszeniami warto jest dodać więcej etykiet do programu. Sugerujemy dodać: Naprawy, Pilne, Przeglądy, Inne. Aby dodać nową etykietę należy kliknąć na:
- Menu Elementy > Etykiety.
- Pole Etykieta > NOWA ETYKIETA.
- Pole Nazwa > wpisać nazwę.
- Pole Znak > wpisać kilkuliterowy skrót nazwy.
- Pole Kolor > wybrać kolor.
- Kliknąć Dodaj.
- Jeśli trzeba to powtórzyć czynności dodając kolejne pozycje.
- Wpisać hasło i zatwierdzić.
Etykiety dodajemy raz, są dostępne we wszystkich nieruchomościach.
Reakcja na zgłoszenie od właściciela. Jeśli otrzymamy nowe zgłoszenie to tytuł zakładki Zgłoszenia zostanie pogrubiony i pojawi się w nim liczba nowych zgłoszeń. Aby odpowiedzieć na zgłoszenie przechodzimy do:
- Zakładka Zgłoszenia.
- Klikamy na etykietę Nowe.
- Z prawej strony wyświetli się lista nowych zgłoszeń > wybieramy jedno z nich.
- Zapoznajemy się z treścią.
- Klikamy Edycja.
- Pole Treść > wpisujemy odpowiedź.
- Klikamy Opublikuj.
Właściciel otrzymał odpowiedź przyjęciu zgłoszenia i przekazaniu do realizacji, można teraz dodać odpowiednie etykiety i osoby odpowiedzialne.
- Klikamy Edycja.
- Pole Etykiety > Odznaczamy Nowe, zaznaczamy inną etykietę o wybranej funkcji.
- Pole Przypisanie > zaznaczamy w nim osobę odpowiedzialną za realizację.
- Pole Dotyczy > zaznaczamy w nim właściciela którego dotyczy. Pole pojawi się jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
- Klikamy Ustaw.
Przechodzimy do Podgląd - sprawdzamy stan zgłoszenia. Powinno się ono przenieść do wybranych etykiet.
Dodanie zgłoszenia przez administratora. Może się zdarzyć ze administracja otrzyma telefon od właściciela z usterką, wtedy zgłoszenie trzeba wprowadzić samodzielnie i przydzielić osoby odpowiedzialne za realizację zadania. Aby to zrobić należy przejść do:
- Zakładka Zgłoszenia.
- Z lewej strony okna wybrać NOWE ZGŁOSZENIE.
- Pole Tytuł > wpisać tytuł zgłoszenia.
- Pole Zasób > można wybrać budynek którego dotyczy.
- Pole Treść > wpisać treść zgłoszenia.
- Kliknąć Opublikuj.
Zgłoszenie zostanie ulokowane pod etykietą NOWE. Przechodzimy do tej etykiety, wybieramy zgłoszenie i przydzielamy etykiety i osoby odpowiedzialne:
- Klikamy Edycja.
- Pole Etykiety > Odznaczamy Nowe, zaznaczamy inną etykietę o wybranej funkcji.
- Pole Przypisanie > zaznaczamy w nim osobę odpowiedzialną za realizację.
- Pole Dotyczy > zaznaczamy w nim właściciela którego dotyczy. Pole pojawi się jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
- Klikamy Ustaw.
Przechodzimy do Podgląd - sprawdzamy stan zgłoszenia. Powinno się ono przenieść do wybranych etykiet.
Zakończenie zgłoszenia. Po wykonaniu zadania, można poinformować o tym uczestników i przenieść zgłoszenie do zadań zrealizowanych lub archiwum. Aby to zrobić należy przejść do:
- Zakładka Zgłoszenia.
- Z lewej strony okna wybrać etykietę.
- W górnej części okna wybrać zgłoszenie.
- Podgląd > zapoznać się z zgłoszeniem.
- Kliknąć Edycja.
- Pole Treść > wpisać treść odpowiedzi.
- Kliknąć Opublikuj.
Po udzieleniu odpowiedzi, można zgłoszenie przenieść do Zakończonych, lub jeśli zostaną odznaczone wszystkie etykiety to zostanie ono przeniesione do Archiwum.
- Klikamy Edycja.
- Pole Etykiety > odznaczamy wszystkie etykiety.
- Pole Przypisanie > pozostawiamy bez zmian.
- Pole Dotyczy > pozostawiamy bez zmian. Pole pojawi się jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
- Klikamy Ustaw.
Przechodzimy do Archiwum - sprawdzamy stan zgłoszenia.