Zgłoszenia

Funkcja obsługi zgłoszeń w systemie WELES3 jest prostym - często przydatnym - interfejsem do obsługi różnorakich zgłoszeń (np. usterek) dodanych przez właścicieli. Za pomocą Zgłoszeń można też prowadzić przydzielanie zadań administratorom, księgowym i innym członkom zespołu. Funkcja ta jest dostępna z dwóch poziomów:

• Ogólny > w polu Struktura wybieramy Weles 3 FK, wtedy w zakładce Zgłoszenia zobaczą Państwo zgłoszenia ze wszystkich budynków.
• Wspólnoty > w polu Struktura wybieramy budynek, wtedy w zakładce Zgłoszenia zobaczą Państwo zgłoszenia tylko wybranego budynku.

Przy rozpoczynaniu pracy ze zgłoszeniami warto jest dodać więcej etykiet do programu. Sugerujemy dodać: Naprawy, Pilne, Przeglądy, Inne. Aby dodać nową etykietę należy kliknąć na:

• Menu Elementy > Etykiety.
• Pole Etykieta > NOWA ETYKIETA.
• Pole Nazwa > wpisać nazwę.
• Pole Znak > wpisać kilkuliterowy skrót nazwy.
• Pole Kolor > wybrać kolor.
• Kliknąć Dodaj.
• Jeśli trzeba to powtórzyć czynności dodając kolejne pozycje.
• Wpisać hasło i zatwierdzić.

Etykiety dodajemy raz, są dostępne we wszystkich nieruchomościach.

Reakcja na zgłoszenie od właściciela. Jeśli otrzymamy nowe zgłoszenie to tytuł zakładki Zgłoszenia zostanie pogrubiony i pojawi się w nim liczba nowych zgłoszeń. Aby odpowiedzieć na zgłoszenie przechodzimy do:

• Zakładka Zgłoszenia.
• Klikamy na etykietę Nowe.
• Z prawej strony wyświetli się lista nowych zgłoszeń > wybieramy jedno z nich.
• Zapoznajemy się z treścią.
• Klikamy Edycja.
• Pole Treść > wpisujemy odpowiedź.
• Klikamy Opublikuj.

Właściciel otrzymał odpowiedź przyjęciu zgłoszenia i przekazaniu do realizacji, można teraz dodać odpowiednie etykiety i osoby odpowiedzialne.

• Klikamy Edycja.
• Pole Etykiety > Odznaczamy Nowe, zaznaczamy inną etykietę o wybranej funkcji.
• Pole Przypisanie > zaznaczamy w nim osobę odpowiedzialną za realizację.
• Pole Dotyczy > zaznaczamy w nim właściciela którego dotyczy. Pole pojawi się jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
• Klikamy Ustaw.

Przechodzimy do Podgląd - sprawdzamy stan zgłoszenia. Powinno się ono przenieść do wybranych etykiet.

Dodanie zgłoszenia przez administratora. Może się zdarzyć ze administracja otrzyma telefon od właściciela z usterką, wtedy zgłoszenie trzeba wprowadzić samodzielnie i przydzielić osoby odpowiedzialne za realizację zadania. Aby to zrobić należy przejść do:

• Zakładka Zgłoszenia.
• Z lewej strony okna wybrać NOWE ZGŁOSZENIE.
• Pole Tytuł > wpisać tytuł zgłoszenia.
• Pole Zasób > można wybrać budynek którego dotyczy.
• Pole Treść > wpisać treść zgłoszenia.
• Kliknąć Opublikuj.

Zgłoszenie zostanie ulokowane pod etykietą NOWE. Przechodzimy do tej etykiety, wybieramy zgłoszenie i przydzielamy etykiety i osoby odpowiedzialne:

• Klikamy Edycja.
• Pole Etykiety > Odznaczamy Nowe, zaznaczamy inną etykietę o wybranej funkcji.
• Pole Przypisanie > zaznaczamy w nim osobę odpowiedzialną za realizację.
• Pole Dotyczy > zaznaczamy w nim właściciela którego dotyczy. Pole pojawi się jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
• Klikamy Ustaw.

Przechodzimy do Podgląd - sprawdzamy stan zgłoszenia. Powinno się ono przenieść do wybranych etykiet.

Zakończenie zgłoszenia. Po wykonaniu zadania, można poinformować o tym uczestników i przenieść zgłoszenie do zadań zrealizowanych lub archiwum. Aby to zrobić należy przejść do:

• Zakładka Zgłoszenia.
• Z lewej strony okna wybrać etykietę.
• W górnej części okna wybrać zgłoszenie.
• Podgląd > zapoznać się z zgłoszeniem.
• Kliknąć Edycja.
• Pole Treść > wpisać treść odpowiedzi.
• Kliknąć Opublikuj.

Po udzieleniu odpowiedzi, można zgłoszenie przenieść do Zakończonych, lub jeśli zostaną odznaczone wszystkie etykiety to zostanie ono przeniesione do Archiwum.

• Klikamy Edycja.
• Pole Etykiety > odznaczamy wszystkie etykiety.
• Pole Przypisanie > pozostawiamy bez zmian.
• Pole Dotyczy > pozostawiamy bez zmian. Pole pojawi się jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
• Klikamy Ustaw.

Przechodzimy do Archiwum - sprawdzamy stan zgłoszenia.