Zakładka Dokumenty

Zakładka Dokumenty, służy do przygotowywania wydruku zaksięgowanych i ponumerowanych dokumentów obciążeniowych dla wybranych elementów - zaczynamy ich wyboru z lewej kolumny - w tej zakładce są to Właściciele (WSZYSCY lub indywidualnie). Aby wygenerować wydruk dla wybranej osoby, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na jego pozycję lub zaznaczamy go klawiszem spacji na klawiaturze komputera (przy właścicielu, pokaże się zielony znaczek). Właściciele mogą być też podzieleni na typy, co widać na obrazku.

Po prawej stronie okna wydruków, znajduje się (zawsze jako pierwsza od góry) ramka ustawień wspólnych dla przygotowywanego wydruku - w tym przypadku to Dokumenty.

Dostępne są następujące pola:

  • Naliczenia > wybieramy grupę zaksięgowanych dokumentów do wydruku (typ i miesiąc FK).
  • Rodzaj obciążenia > wybieramy, które z rodzajów dokumentów drukować (wszystkie, tylko zaliczki, tylko faktury, tylko rachunki).
  • Data na wydruku > ustawiamy datę wydruku (widoczną w prawym, górnym rogu).
  • Sortowanie > wybieramy porządek sortowania dokumentów w generowanym PDFie.
    • Mieszkanie > sortowanie wg nr mieszkań.
    • Klucz > sortowanie w porządku alfabetycznym wg pola KLUCZ. Najczęściej kluczem jest nazwisko właściciela lokalu napisane wielkimi literami .
    • Numer > sortowanie wg nr dokumentów.
  • Oryginał > opcja ta dotyczy tylko faktur VAT i rachunków. Określa jakie określenie znajdzie się pod tytułem dokumentu - do wyboru są: Oryginał/Kopia (do ręcznego skreślenia - domyślne ustawienie), Oryginał, Kopia, Duplikat.
  • Data sprzedaży FV > opcja ta dotyczy tylko faktur VAT.
  • Termin płatności > opcja ta dotyczy tylko faktur VAT i rachunków.
  • Lista korespondencji > możliwość wygenerowania Listy korespondencji lub wydruku z wydzielonym miejscem na podpis odbiorcy (Potwierdzenie odbioru).
  • Użyj nagłówka > definiuje czy użyć graficznego nagłówka strony.

Aby wygenerować wydruk , należy dodać co najmniej jeden z dostępnych składników wydruków. Poniżej znajdują się ich opisy.

Dane logowania

Dzięki temu elementowi na wydruku możemy w łatwy sposób przekazać właścicielom/najemcom ich dane do logowania - aby mogli się zalogować do programu.

Dane lokali

Przy pomocy tego wydruku możemy wydrukować listę danych lokali przypisanych do właściciela. Jeśli wybierzemy Zbiorczo wydrukuje się nam suma wszystkich np. powierzchni lokali. Jeśli Lokalami dane poszczególnych lokali wydrukują się osobno.

Dokument

Ten element pozwala na wydruk zaksięgowanych dokumentów - naliczeń/zaliczek, rozliczeń/korekt, rachunków/faktur. Jest to jego podstawowe i domyślne zastosowanie w tym module. Funkcja, posiada pola do zmiany parametrów wydruku:

  • Format rozliczenia > zmianę tego parametru widać dopiero przy wydruku rozliczeń (rachunki, faktury i korekty zawsze drukują się w pełnym formacie - bez względu na ustawienie). Decyduje on o tym jak zwarta będzie forma wydruku:
    • Pełny > Wyszczególnienie wszystkich pozycji na dokumentach obciążeniowych z okresu rozliczenia, oddzielne tabele obciążeń uprzednich, bieżących i różnicy (najbardziej obszerny wydruk) - domyślne ustawienie.
    • Pośredni > Należności pogrupowane wg nazw algorytmów z podziałem na stawki (jeśli te ulegały zmianie), oddzielne tabele obciążeń uprzednich, bieżących i różnicy.
    • Skrócony > Wszystko w jednej tabeli, tylko z pogrupowaniem wg nazw algorytmów (bez podziału na stawki)
  • Pokazywanie sposobu - czy program ma pokazywać w jaki sposób wyliczono kwotę.
    • Pełne > Pokazany zostanie sposób rozliczenia wszystkich wartości - domyślne ustawienie.
    • Bez RK > Nie zostanie pokazany sposób (ilość i stawka) dla rozliczeń kosztów - RKR i RKL
    • Nie pokazuj > Zostanie pokazana tylko wartość końcowa naliczenia (bez ilości i stawek).
  • Pokazywanie typu > czy ma być wyświetlany typ naliczenia - odpowiednia nazwa (w nawiasach), widoczna przy należności, którą można ustawić przy pomocy opcji Nazwy typów należności z menu Elementy zakładki Zasoby (domyślne oznaczenia: R - ryczałt, LP - prognoza licznika, LR - ryczałt, ale mamy licznik, LZ - zużycie wg licznika, RKR - rozliczenie kosztów ryczałt, RKL - rozliczenie kosztów licznik).
  • Długie linie tekstu > funkcja określa sposób wyświetlania na wydruku długich ciągów tekstowych.

Informacje na wydruku

Element odpowiada za umieszczanie informacji, które zostały dodane do systemu w Menu Zasoby > Edytuj dane właścicieli > Pole Informacje do wydruku.

Kartoteka - rozrachunki

Na wydruku zostanie pokazana kartoteka konta, która pokarze pozycje księgowe z konta właściciela, sparowane z wpłatami. Dokument ten jest pomocy w prowadzeniu rozrachunków które weszły na drogę sądową. Funkcja, posiada trzy pola do zmiany parametrów wydruku:

  • Układ > wybieramy czy układ ma być wg uznań lub obciążeń.
  • Data końcowa > data końcowa.
  • Sumuj rozrachunki > ustawiamy czy podkonta rozrachunkowe mają być pokazywane razem czy oddzielnie.

Kartoteka konta

Ten element pozwala na dołączenie do wydruku wykazu obrotów (wszystkich operacji) na kontach księgowych właścicieli/najemców. Funkcja, posiada cztery pola do wyboru parametrów wydruku:

  • Miesiąc początkowy > wybieramy miesiąc FK, od którego ma się rozpoczynać zestawienie.
  • Data końcowa > wybieramy datę, na której zestawienie ma się zakończyć.
  • Zakres > możemy wybrać wg czego będziemy sortować pozycje na wydruku, np daty księgowania, terminu płatności.
  • Sumuj rozrachunki > możemy tu określić, czy system ma sumować na wydruku rozrachunki z danych podkont należności.
  • Wydziel obroty przyszłe > wydzielając je można na wydruku pokazać saldo na konkrety dzień oraz pozycje przyszłe które nie wchodzą do salda.
  • Pomiń podkonta > za pomocą tej opcji można pominąć konkretne podkonta.

Lokale

Wydruk pokaże na dokumencie zwrot "Dotyczy lokali: " następnie wymieni lokale posiadane przez właściciela.

Naliczenia

Wydruk naliczeń jest bardzo podobny zarówno pod względem opcji jak i dokumentu wyjściowego do wydruku Dokument. Podstawową różnicą jest to, że naliczenia z kilku lokali należących do tej samej osoby (lub wynajmowanych przez tego samego najemcę) nie będą sumowane - pozostaną rozdzielone na poszczególne lokale/mieszkania. Dodatkowo, dostępne jest również okno Tytuł, gdzie możemy dopisać tytuł naliczenia (np Opłaty czerwiec 2020).

Obciążenia

Zestawienie obciążeń i wpłat właściciela, w podziale na miesiące. Funkcja, posiada pięć pól do wyboru parametrów wydruku:

  • Data od > wybieramy miesiąc od którego ma się rozpoczynać zestawienie.
  • Data do > data końcowa.
  • Zakres > możemy wybrać wg czego będziemy sortować pozycje na wydruku, np daty księgowania, terminu płatności.
  • Grupowanie > ustawiamy czy obciążenia miesięczne mają być pokazane w rozbiciu na grupy należności, czy nie.
  • Wyświetlanie pozycji > możemy wybrać ile pozycji dokumentu ma być wyświetlone na wydruku (np jeżeli dokument obciążeniowy ma 4 pozycje, system je ukryje).
  • Pomiń podkonta > za pomocą tej opcji można pominąć konkretne podkonta.

Obraz

Za pomocą tego elementy można umieścić grafikę/obraz na dokumencie. Na przykład skan pieczątki lu podpisu. Więcej na ten temat w instrukcji Grafiki na wydrukach.

Odstęp

Za pomocą tej funkcji możemy wprowadzić odstęp pomiędzy dwoma sąsiadującymi pozycjami na wydruku. W pole należy wprowadzić wartość odległości wyrażoną w punktach typograficznych (1 punkt to 1/72cala = 0,3759mm).

Podział strony

Wstawienie podziału strony - następny element wydruku będzie na następnej stronie.

Raport odsetkowy

Wydruk który prezentuje dane w rozbiciu na miesiące. W opcjach wydruku ustawiamy tylko miesiąc końcowy. Najważniejszą funkcją wydruku jest ukazanie właścicielowi w którym miesiącu jego odsetki zostały pokryte. Więcej w instrukcji Wydruki odsetkowe.

Raport z naliczeń

Przy pomocy tego wydruku możemy dołączyć do dokumentu informacje o sumie wybranych naliczeń na konkretny składnik (algorytm). W polu Nazwa algorytmu wybieramy Razem, konkretną nazwę algorytmu, lub Grupę należności dla której chcemy wyświetlić raport.

Rozrachunki

Pozwala na dołączenie do wydruku informacji o stanie rozrachunków na konkretną datę - wykaz salda na koncie i poszczególnych podkontach księgowych właściciela. Funkcja, posiada pola do wyboru parametrów wydruku:

  • Saldo na dzień > wybieramy datę pokazywanego stanu rozrachunków.
  • Sumuj rozrachunki > możemy tu określić, czy system ma sumować na wydruku rozrachunki z różnych podkont właściciela.
  • Zakres > możemy wybrać wg czego będziemy sortować pozycje na wydruku, np daty księgowania, terminu płatności.
  • Obroty przyszłe > określamy, czy system ma wygenerować na wydruku informację o przyszłych obrotach, które nie wchodzą w saldo na ustawioną datę.
  • Pomiń podkonta > za pomocą tej opcji można pominąć konkretne podkonta.
  • Kody QR > pokazuje kod QR obok salda. Właściciel za pomocą aplikacji bankowej na telefonie, po zeskanowaniu kodu może zrobić przelew - nie będzie przy tym trzeba uzupełniać danych przelewu.

Tekst

Dzięki temu wydrukowi możemy umieścić na dokumencie dowolny tekst - tytuł z treścią. Funkcja posiada dwa pola tekstowe:

  • Tytuł > wpisujemy tytuł elementu/części, nie całego dokumentu. Możliwe jest skorzystanie z podpowiedzi - tekstu wprowadzonego za pomocą funkcji Treść na wydruku w menu Funkcje z zakładki Administracja lub Zasoby.
  • Treść > wpisujemy dowolną treść, która ma być zaprezentowana pod tytułem wydruku na dokumencie. Dodając podwójne entery - tworzymy nowy akapit w treści.

Wpis

Dzięki temu wydrukowi możemy umieścić na dokumencie dowolny tekst, oraz poddać go formatowaniu (justowaniu). Funkcja posiada następujące opcje:

  • Pozycja (1-1000) > Określamy początkowe położenie tekstu, gdzie “1” oznacza lewą a “1000” prawą stronę.
  • Justowanie > określamy sposób justowania tekstu (Do lewej, Centruj, Do prawej).
  • Treść > Wpisujemy dowolną treść, która ma być zaprezentowana pod tytułem wydruku na dokumencie.

Wykaz do zapłaty

Pozwala w łatwy i czytelny sposób dołączyć właścicielowi do wydruku informację ze wskazaniem numeru konta (można go wprowadzić za pomocą funkcji Konta bankowe z menu Elementy w zakładce Administracja) i kwoty Do zapłaty (za dany dokument/miesiąc). Funkcja, posiada trzy pola do wyboru parametrów wydruku:

  • Tytuł > W oknie, można określić tytuł wydruku (np Podsumowanie).
  • Drukuj podsumowanie > Określamy, czy na wydruku ma generować się podsumowanie poszczególnych grup należności.
  • Kody QR > pokazuje kod QR obok salda. Właściciel za pomocą aplikacji bankowej na telefonie, po zeskanowaniu kodu może zrobić przelew - nie będzie przy tym trzeba uzupełniać danych przelewu.

Zużycia liczników

Wydruk ten może być dołączany tylko do rozliczeń/korekt i pozwala na dodanie do dokumentu, wydruku z informacją o stanie liczników (faktycznym zużyciu). Funkcja posiada opcję generowania Podsumowania (w przypadku wystąpienia więcej niż jednego licznika danego typu, w innym wypadku, system nie wyświetli takiego podsumowania), oraz sortowania po Typ, Lokalizacja, Numer.

Jako ostatnie są prezentowane filtry wydruków, są one szerzej opisane w instrukcji Filtry wydruków.